Die neue E-Rechnung ab 1. Januar 2025

Bzgl. der Frage, wann und wie dies auch von Vereinen oder anderen steuerbegünstigten Rechtsformen – ob gemeinnützig oder nicht – zu beachten ist, gibt es aber kaum nachvollziehbare Erläuterungen.

1. Ab dem 1. Januar 2025 gilt auch für unsere Vereine die Verpflichtung, bei bestimmten Vorgängen auf E- Rechnungen zu achten. Denn auch Kleinvereine werden oft als „Unternehmer“ tätig, wenn man bestimmte Einnahmen und Vorgaben erzielt, dies üblicherweise im sog. wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb (wiG), oder auch wenn Eintrittsgelder verlangt werden, z. B. auch im Zweckbetrieb.
2. Es geht also vorrangig um Rechnungen aus dem steuerpflichtigen Bereich des wirtschaftlichen Geschäftsbetriebs, des Zweckbetriebs und ggf. auch aus dem Bereich der Vermögensverwaltung. Der ideelle Bereich bleibt komplett verschont davon, auch wenn Rechnungen dort verbucht werden.
3. Auslöser ist die gesetzliche Vorgabe zur endgültigen Einführung der E-Rechnung im unternehmerischen Bereich; also immer, wenn für Leistungen zwischen zwei inländische Unternehmen, wozu in bestimmten Fällen auch unsere Vereine gerechnet werden müssen, Rechnungen gestellt werden. Zudem, um es vorwegzunehmen, beschränkt sich dies auf bestimmte Umsätze und wird zudem durch verschiedene Übergangsregelungen allgemein erleichtert.
4. Diese Neuregelung im Umsatzsteuer-Bereich gilt somit auch für Vereine wie für andere Unternehmen, wenn sie selbst Dienstleistungen oder Produkte an andere Unternehmen abgeben oder denen verkaufen (sog. B2B-Geschäfte). Geht es um diesen umsatzsteuerpflichtigen Bereich, hilft leider auch die vielfach genutzte Kleinunternehmer-Regelung nach § 19 UStG nicht weiter.
5. Wichtig und zeitnah lösen: Ab dem 1.1.2025 müssen sich Vereine darauf vorbereiten, dass sie Vorkehrungen dafür treffen, dass man ihnen ab Jahresanfang bereits E- Rechnungen ordnungsgemäß zustellen kann. Dies setzt technisch ein DMS-System am PC etc. voraus, um ein XML-Format zu ermöglichen. Meist ist dann dort eine pdf der Rechnung angehängt und aufrufbar.
6. Noch wichtiger ist die Erleichterung dahingehend, dass auch Kleinbetrags-Rechnungen bis zu € 250 je Vorgang von diesen erweiterten Rechnungspflichten grundsätzlich befreit sind, ebenso-Fahrausweise.

Diese besondere Vorgabe gilt somit ab dem 1. Januar 2025:
Soweit Vereine oder auch andere gemeinnützige Organisationen in anderer Rechtsform Rechnungen erhalten, müssen diese Vereine als Rechnungsempfänger in der Lage sein, eine ggf.  in der Anlage befindliche/angehängte E-Mail empfangen zu können. Denn für den Empfang von Rechnungen ab 1.1.2025 gibt es leider keine Übergangsfristen.

Was tun?
Es kommen sicher größere Rechnungen, die meist den Bereich des wiG betreffen. Etwa große Einkaufsrechnungen von Getränken oder Lebensmitteln im Vorgriff auf eine anstehende Festveranstaltung mit Bewirtung etc. Oder die Rechnungen der Handwerksbetriebe aus dem Umbau oder der Reparatur in Vereins- Immobilien. Das wird grundsätzlich nun künftig über die E- Rechnung laufen müssen.

Soweit Vereine ihre Buchhaltung über Steuerbüros laufen lassen, könnte dies nach Absprache dort so eingerichtet werden, dass die Rechnung zunächst dort hingeht.

Tipp:
Viele Vereine haben jedoch bereits eine eigene Software für den Bereich der Vereinsbuchhaltung. Dort dürfte dies ohnehin unproblematisch laufen und der Rechnungsempfang sichergestellt sein. Kann keine Software genutzt werden, sollte man sich unbedingt um einen adäquaten, zuverlässigen Anbieter für Zusatzprogramme kümmern.

Das kostet Geld. Deshalb die Angebote prüfen, auch auf mögliche Vertragsbindungen und den genauen Kostenaufwand.

Nochmals das Zeitfenster im Überblick

• Für den Empfang von Rechnungen gibt es keine Übergangsfrist. Also muss vereinsintern sichergestellt sein, dass man schon in diesem Vereinsjahr 2025 E- Rechnungen empfangen und verarbeiten kann. Entscheidend für die Richtigkeit der Rechnung (Angaben gemäß § 14 UStG) ist die XML-Datei. Reine PDF-Rechnungen sind keine E-Rechnungen. Die Einrichtung einer zentralen E-Mail-Adresse für E-Rechnungen ist ratsam, da eine Mail mit dem darin enthaltenen elektronischen XML-Datensatz mit Hilfe einer entsprechenden zusätzlichen Rechnungsverwaltungs- oder Buchhaltungssoftware automatisch weiterverarbeitet und revisionssicher archiviert werden kann. Ein „DMS-System“ muss also vorhanden sein oder eine Software-Nutzung. Kleinbetragsrechnungen bis € 250 je Vorgang und Fahrausweise bleiben davon verschont.
• Vom 1.1.2025 – 31.12.2027 gilt: Es dürfen weiterhin Papier-Rechnungen ausgestellt oder mit Zustimmung des Rechnungs- und Leistungsempfängers als einfache digitale Rechnung (mit einer PDF im Mail-Anhang) erfolgen. Soweit eine Rechnungsausstellung über ein anderes elektronisches Format laufen soll, dies mit Zustimmung des Empfängers, muss der Verein als Rechnungsaussteller darauf achten, dass er im Kalenderjahr zuvor noch unter € 800.000 liegt.
• Ab 2028 sind also alle Rechnungen als E-Mail auszustellen, mit Ausnahme an private Empfänger.

Die Rechtsgrundlage: Das sog. Wachstumschancengesetz vom 27.03.2024 mit der Änderung des § 14 Abs. 1 Satz 3 UStG sowie die die umfangreiche (18-seitige) im Internet veröffentlichte Verwaltungsvorschrift hierzu, das umfangreiche BMF-Schreiben vom 15.10.2024 sowie u.a. FinMin Mecklenburg- Vorpommern, Vereinsnews v. 16.08.2024.  

 Prof. Gerhard Geckle / Frank Krämer